Covid, confinement et adaptation des cabinets d’avocats

Dernière publication du cabinet PCS Avocat au sein de la revue LexWeb consacré au droit du numérique.

Les professionnels du droit ont été sévèrement touchés par la crise sanitaire leur imposant une réactivité quasi-immédiate et importante en termes d’investissements. Si l’arrèt quasi-intégral des juridictions a montré l’échec de son fonctionnement actuel, par manque de moyens et d’innovation, d’autres professions réglementées ont su ou pu prendre des mesures drastiques pour adapter un minimum leur activité.

C’est le cas des notaires qui ont bénéficié d’un décret autorisant l’acte notarié à distance par la signature électronique sécurisée et ce jusqu’au 24 juin dernier.

Dans ce contexte, les confrères ont bénéficié d’une plus grande latitude pour transformer leur pratiques et activités dans un monde confiné et de fait numérique.

Plusieurs études menées à l’occasion du confinement ont révélé pour une partie des confrères un certain retard dans l’utilisation d’outils numériques, que ce soit dans leur documentation, leur traitement et classement des dossiers ou dans leur communication.

Outils numériques au service des avocats

Traitement. En matière d’outils numériques, les logiciels de traitement ou de gestion en commun, signature électronique, solutions cloud, mise à disposition d’intranet ou de plateforme web collaboratives pour les clients sont autant d’outils utilisés par certains cabinets pionniers qui se sont largement démocratisés ces derniers mois.

À ce titre, plusieurs éditeurs de contenus juridiques, tel Dalloz ou Lexis Nexis, ont proposé pendant le confinement aux professionnels du droit des accès gratuit à leur bases de données voire certains logiciels de gestion professionnel offrant aux professionnels des moyens rapides de poursuivre leur activité avec des moyens déjà existant.

Une variété de webinaires sur le sujet a fleuri pendant la période de confinement destiné à informer ou proposer des services numériques dont les avocats étaient désespérément en recherche.

La pleine numérisation de la profession soulève cependant encore des questionnements liés principalement aux garanties exigées en matière de secret professionnel, de confidentialité et de sécurisation des données notamment au regard du récent RGPD.

Communication Avocats & Clients : une dématérialisation opportune pendant le confinement

Pour garantir le lien avec leurs clients, particulièrement touchés par la crise sanitaire, de nombreux confrères ont massivement fait appel à des newsletters ou sollicitations personnalisées pour informer de la continuité d’activité du cabinet, des prestations spécifiques qu’ils ont pu proposer pendant la crise ou encore garder un lien en dépit de l’activité ralentie des entreprises.

L’investissement, la mise à jour ou le développement de nouveaux contenus sur leurs sites internet, leurs réseaux sociaux ont ainsi été observés : intégration de chatbox ou d’applications au sein des sites internet, création de contenus audiovisuels, rendez-vous en ligne via des applications tel Skype, Zoom, Meet, etc., association sur des annuaires en ligne ou plateformes de mise en relation entre avocats et clients potentiels, etc.

Plusieurs cabinets d’avocats ont par ailleurs tiré parti de la récente réforme issue de la loi Macron de 2016 permettant aux avocats de proposer des prestations juridiques en ligne par le biais de site internet.

L’ensemble de ces pratiques demeurent cependant encadrées, principalement par le Code de la consommation et le Règlement Intérieur National, et imposé une synergie avec les différents Ordres pour garantir la légalité et conformité de leurs projets numériques.

Le Conseil National des Barreaux a ainsi modifié en plein confinement l’article 10 du RIN relatif à la communication de la profession.

En conclusion, le confinement a accéléré, à marche forcée, la numérisation du métier d’avocat. Il aura vu pour les confrères réactifs une grande flexibilité des conditions de travail grâce au cloud, la téléphonie et les visio-conférences, un gain de temps considérable issu de la suppression des temps de déplacement, sans doute au détriment du contact physique et des liens sociaux.

Les chantiers d’innovation demeurent cependant en matière de dématérialisation, d’automatisation, de désintermédiation. Ils passeront nécessairement par des expérimentations hasardeuses parfois prometteuses concernant par exemple le legal design, les outils prédictifs ou encore une meilleure synergie dans la digitalisation des procédures judiciaires.